إدارة الوقت

أحد أكبر استنزاف لحيويتنا هو الافتقار إلى التحكم بجميع الالتزامات والوعود التي نقطعها على أساس يومي، فتتراكم هذه المهام في غياب عملية إدارةالوقت الفعالة ويؤدي هذا أيضًا إلى بقاء المهام الأكبروالأكثر تعقيداً أوالتي تستغرق وقتًا طويلاً في قائمتنا، بدلاً من إتمامها ونقلها إلى التقويم الخاص بقوائمنا التي تم إنجازها، لضمان عدم إبقاء الالتزامات المهمة دون إنجاز، يجب النظر إلى قائمة المهام الخاصة بنا على أنها مؤقت مهم للوعود والالتزامات، حيث يصبح تقويمنا الأداة التنظيمية الرئيسية في حياتنا. يشعر العديد من القادة بأنهم مضطرون في مرحلة ما للبدء في إعداد قوائم لمهامهم، بسبب نسيان المواعيد وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية وعدم وجود متابعة مستمرة فيلجأ البعض إلى صنع قوائم متعددة ووضعها في أماكن عديدة و/أو يستخدمون أوراق ملاحظات لاصقة متعددة الألوان، المفتاح الأساسي للاستخدام الناجح لـإتمام هذه القوائم وإنجازها هو توحيد هذه القوائم بقائمة أو اثنتان على الأكثر للمتابعة، يكمن جمال القائمة الموحدة في معرفة أن جميع المهام المهمة التي نريد أن نتذكرها يمكن الوصول إليها دائمًا في هذا المكان الواحد. أكاديمية كن تعالج مع المدرب العالمي الكبير ديفيد شينسكي هذا الموضوع المهم في حياتنا في دورة “إدارة الوقت والمهام ” والذي يرى أن عملية متابعة وإدارة قائمة المهام تمر بعدة خطوات الهدف منها البدء من جديد كل يوم بقائمة فارغة. تسمى الخطوة الأولى من هذه العملية المكونة من ثلاث خطوات افعلها الآن.وهي أن تبدأ بالمهام التي يمكنك إنجازها بسرعة في غضون دقيقتين أو أقل. الخطوة الثانية هي التفويض ، وذلك بتفويض المهمة لمساعدك الذي قد يتعامل مع هذا العنصر بشكل أفضل. الخطوة الثالثة تتعلق بالعنصر التالي على القائمة والذي لا يمكن إتمامه في أقل من دقيقتين، وهو ليس نشاطًا يمكنك تفويضه إلى شخص آخر. لذلك ، قبل أن تتمكن من وضع علامة إتمام بجوار هذا العنصر، تحتاج إلى جدولة الوقت الفعلي في التقويم الخاص بك حيث تقوم بتخصيص وقت لإكمال هذه المهمة. يجب الانتباه واالتعامل بحذر واهتمام مع المهام الكبيرة لأنه من السهل جدًا تجنب المهام الأكبر في قائمتنا إذا لم نأخذ كل يوم الوقت اللازم لإكمالها في المستقبل. وويجب أن نتخذ كل الخطوات التي نستطيع معها أن نطمئن إلى أننا خصصنا وقتًا في تقويمنا في المستقبل لإنجازه. بالإضافة إلى تطبيق قائمة المهام المختفية على قائمة المهام الخاصة بنا ، يمكن أيضًا تطبيقها على صندوق البريد الإلكتروني الخاص بنا ، والذي يعد في الحقيقة مجرد قائمة مهام أخرى للكثير منا. تسمح لنا إدارة قائمة المهام بكل ثقة بمعالجة جميع العناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بنا على أساس يومي. في هذه العملية ننجح في تحويل قائمة المهام الخاصة بنا إلى تراكم مؤقت للالتزامات والمهام المهمة ، ثم نشاهدها تختفي في نهاية كل يوم حيث نقوم بتنفيذ أو جدولة إجراءات المتابعة اللازمة لإنجاز كل مهمة على قائمة المهام لدينا.