إبداع
تنسيق الحفلات، ضمان النجاح بإتقان القواعد والمبادئ
تنسيق الحفلات: هي عملية متكاملة لإقامة حفل، يكون النجاح فيه مكفولاً من كافة النواحي الشكلية والتنظيمية والخدمية، ويخضع منسق الحفلات لكثيرٍ من الشروط والمبادئ، تتصدرها ضرورة معرفته بأنواع الحفلات والمناسبات، وما إذا كانت المناسبة خاصة أو عامة، ويختلف الحفل بحسب الموضوع الذي يتناوله، أو المناسبة التي يتم الاحتفال بها، فعلى سبيل المثال، حفلة أعياد الميلاد معروفة مسبقاً، وتاريخها محدد مسبقاً، فبالتالي لا تأتي بشكلٍ مفاجئ، بينما حفل استقبال أو حفلة تنكرية تأتي مفاجئة بالنسبة لمنسق الحفلات، فلا تاريخ ثابت لها.
أساسيات تنظيم الحفلات:
لتنظيم الحفلات العديد من المبادئ والأساسيات، التي لا بد من الأخذ بها بشكل دقيق ومدروس، منها دقة المواعيد، والتدريب على الحفل الواحد لأكثر من مرة، وحسن اختيار الأشخاص الذين يقع على عاتقهم نجاح الحفل، وننجز كل ذلك بالآتي:
1- دقة المواعيد:
لا بد من وضع جدول دقيق للمواعيد، وبدون ذلك قد تختلط أوقات الحضور، وكذلك أنواع الطعام والفقرات والموسيقى المقدمة، هنا سيتحول الحفل إلى فوضى حقيقية، ولمواجهة ذلك لا بد من مراعاة الأمور التالية:
أ- الاحتفاظ بجدولٍ دقيقٍ لمواعيد بدء ونهاية كل فقرة.
ب- السماح بقليل من الوقت الإضافي لكل فقرة.
ت- إرسال الدعوات قبل موعد الحفل بوقتٍ كافٍ.
ث- مراجعة الخطوات مراراً قبل الحفل، ومحاولة إصلاح أي مشكلة.
ج- الاحتفاظ بأرقام لبعض خدمات السيارات المجهزة في حال حدوث أي طارئ.
ولا بد من الأخذ بعين الاعتبار بأن أي خطأ في أي بند من البنود السابقة، سيؤدي إلى نسف الحفل بأكمله، فالموعد الدقيق سيكفل إنهاء كل شيء في وقته، وإلا فإن حفلاً آخراً في نفس اليوم وفي نفس المكان، سيتضارب موعده مع موعد الحفل الأول، وهذا سيؤدي إلى إحراج كبير لمنسق الحفل، كذلك الإطالة في الوقت الإضافي لأي فقرة، سيؤدي إلى إطالة الوقت المحدد للحفل ككل وهذا سيؤدي أيضاً إلى تضارب مع الموعد المخصص للحفل الثاني، وكذلك عدم توفر أرقام خدمات الطوارئ، قد يؤدي إلى مواقف محرجة، فيما لو احتاج الأمر لسيارة إسعاف أو سيارة إطفاء، لقاء حدث جلل في لحظة ما، كل هذا يقود إلى أن البنود الخمسة يجب الأخذ بها بعين الاعتبار والإيمان بها بشكل مدروس ومطلق، بغية تحقيق النجاح في موضوع دقة المواعيد.
2- التدريب لأكثر من مرة:
ونعني هنا البروفة، وهي غاية في الأهمية، وخاصةً في الحفلات الكبرى، إذ لا بد من التركيز على التدريب على الأمور التالية:
أ- التأكد من وجود أماكن كافية للرقص.
ب- توفير أماكن هادئة لمن يودون الهدوء.
ت- توفير أماكن لمنسقي الموسيقى.
ث- التأكد من وجود توصيلات الكهرباء اللازمة.
ج- التأكد من وجود تنسيقات الزهور والطاولات.
ح- الحرص على تنسيق المقاعد بطريقة منظمة.في البنود الستة المذكورة، يجب الأخذ بعين الاعتبار، موضوع عدم التهاون مع أيّ منها، فأماكن الرقص ضرورية، إذ لا يجوز أن يأتي الحضور ويطلبون فقرة رقص، ولا يجدون مكاناً له، كذلك أماكن تنسيق الموسيقى، أو موضوع التوصيلات الكهربائية اللازمة والكافية والإضافية، فلا ندري مسبقاً ما الذي سيحتاجه الضيوف من زوايا كهربائية، بغض النظر عن الاتفاق المسبق بينهم، مع الإشارة إلى أن أي طلب إضافي للحضور، لا يجوز أن نقول لهم بأنكم لم تتفقوا معنا بشأنه، فأي اختلاف بسبب طلب إضافي، يكون بالضرورة لصالح الضيف، وليس لصالح المنسق.
3- حسن اختيار الأشخاص:
ونقصد بالأشخاص هنا، من يقومون بالأعمال الكاملة بالحفل، والتأكد من كفاءتهم من القيام بالأعمال التالية:
أ- أشخاص مختصين لتنسيق الموسيقى بصورةٍ احترافية.
ب- أشخاص مختصين باختيار منسق موسيقى موهوب.
ت- أشخاص مختصين بتقديم الطعام والمشروبات، ويجب أن يكونوا مؤهلين للقيام بذلك.
ث- أشخاص مختصين باختيار مساعدين للحفل يكونون من أهل الثقة.
لم يعُد عمل منسق الحفلات عملاً اعتباطياً أو شعبياً، كما كان في السابق، ففي هذا الزمن، بات الناس يلجؤون إلى المظاهر والبهرجة، وحجز الأماكن الراقية والفخمة، للقيام بحفلاتهم سواء حفلات التخرج أو حفلات أعياد الميلاد أو حفلات المناسبات الوطنية أو المناسبات الاجتماعية أو المناسبات الرياضية وغيرها، لذلك بات لهذا المجال حيز واسع في المراكز العلمية والبحثية في هذا الزمن، وعلى ذلك تدعو أكاديمية كُن، الرائدة في الشرق الأوسط في مجال دورات الأونلاين، إلى الاقتراب أكثر فأكثر من النهج الاكاديمي لكل شأن في المجتمع في هذا الزمن، ومن بين تلك الشؤون تنسيق الحفلات. وما تتضمنه مثل إنشاء وتنسيق الموسيقى وفي هذا المجال قدمت الأكاديمية دورة إنتاج الموسيقى في المناسبات الحية.
للاطلاع على دورات أكاديمية كُن:
